Archiwizacja dokumentów kategorii B to ważny krok w zapewnieniu, że twoje dokumenty są bezpieczne. Niezależnie od tego, czy otrzymałeś list od klienta, czy też dokument zawierający ważne informacje, które należy zachować dla własnych potrzeb, ważne jest, aby wiedzieć, gdzie przechowywać i jak organizować zarchiwizowane materiały.
Organizacja korespondencji według nazwiska korespondenta, tematu lub wydarzenia
Komitet korespondencyjny był grupą delegatów, którzy wymieniali się pomysłami i debatowali dla dobra swojej społeczności. Zbudowali oni również podstawy Kongresu Kontynentalnego i odegrali kluczową rolę w rewolucji amerykańskiej.
Okólnik był powszechnie stosowanym dokumentem, który służył do powiadamiania dużej liczby osób o nowej polityce, produkcie lub wydarzeniu. Jest to również najbardziej podstawowa forma korespondencji. Istnieje kilka rodzajów okólników, ale jednym z najczęstszych jest ogłoszenie o przetargu. Innym jest notatka o zmianie danych kontaktowych. Chociaż najlepszym zastosowaniem okólników jest informowanie ludzi, mogą one nie być najbardziej efektywnym sposobem robienia tego.
Układanie wywiadów i stenogramów z powiązanymi plikami
Porządkując wywiady i stenogramy z powiązanymi plikami w dokumentach kategorii b, powinieneś upewnić się, że umieściłeś je w odpowiedniej serii. Wywiady i stenogramy często znajdują się w zbiorach Archiwum, ale mogą też znajdować się w innych powiązanych seriach. W takich przypadkach ważne jest, aby upewnić się, że układ jest precyzyjny, a transkrypcja zgodna z instrukcjami rozmówcy. Powinieneś także dołączyć odpowiednie nazwy i kody identyfikacyjne.
Jeśli nie jesteś pewien, jak ułożyć wywiady i transkrypcje z powiązanymi plikami, rozważ współpracę z archiwistą. Większość archiwistów ma doświadczenie w układaniu wywiadów i stenogramów, więc będą mogli Ci pomóc. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest przygotowanie wywiadów i stenogramów do transkrypcji. Oznacza to ponowne nagranie całego wywiadu i upewnienie się, że transkrypcja jest odpowiednio sformatowana. Może to również wymagać podzielenia tekstu na akapity, dodania tytułów, zmiany czcionki i odstępów. Kiedy tekst jest już sformatowany, czas na korektę pod kątem błędów.
Tworzenie rekordu bibliograficznego MARC
MARC (Machine Readable Cataloging) to system komputerowy, który tworzy rekordy bibliograficzne. Oprócz ułatwiania wyszukiwania i pobierania informacji, format ten został zaprojektowany w celu ułatwienia komunikacji informacji.
Rekordy MARC są tworzone przy użyciu systemu trzech głównych elementów. Pierwszym z nich jest lider. Jest to 24 znaki od początku rekordu. Ta informacja jest używana do grupowania elementów na dany temat. Kolejnym elementem jest spis treści. Spisy te pomagają komputerowi w odczytaniu rekordu.
Kolejnym elementem jest katalog. Jest on oparty na informacjach katalogowych i dostarcza użytkownikowi listę powiązanych rekordów. Jeśli rekord zostanie zmieniony, katalog może zostać przebudowany.
Trzecim składnikiem jest zawartość danych. Zawartość danych jest zwykle definiowana przez standardy spoza formatu MARC.
Niezbędne mogą okazać się ograniczenia dla archiwów
Utrzymywanie starych rekordów szkolnych jest zadaniem, które najlepiej wykonywać przez wyspecjalizowany personel. Archiwiści muszą być również świadomi ograniczeń wynikających z przepisów prawa w imię dobrego zarządzania. Archiwa uniwersyteckie nie różnią się pod tym względem od innych instytucji, ale muszą wyważyć wymagania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Na przykład archiwalny odpowiednik starego człowieka może rzucić kapelusz, ale nie oznacza to, że będzie mógł zabrać ze sobą swojego psa, a tym bardziej córkę. Najlepszym sposobem radzenia sobie z tą sytuacją jest opracowanie planu archiwalnego, który obejmie wszystkich zainteresowanych. W idealnej sytuacji dobrze zdefiniowany, ustandaryzowany i usprawniony plan archiwizacji posłuży do zmniejszenia tarć w administracji kampusu, minimalizując jednocześnie ryzyko związane z takim przedsięwzięciem.